Internal rules
PréambulE
Le présent texte précise les fonctions respectives des différentes instances du LabEx LERMIT.
1. Comité de direction
1.1 Composition
Il est composé du coordinateur du Labex LERMIT (ci–après le « Coordinateur ») et du Coordinateur adjoint.
1.2 Mandat
Le Coordinateur est désigné par la convention ANR-10-LABX-33. Il nomme le Coordinateur adjoint sur la base d'une proposition du Comité de Pilotage. Le mandat du Comité de direction est de cinq ans renouvelables à compter du 13 avril 2011.
1.3 Attributions
Attributions du Coordinateur
• Il est responsable de la préparation et de l'exécution du budget.
• Il assure la continuité de la structure exécutive entre les réunions du Comité de pilotage. Il est responsable de la bonne exécution budgétaire. Il rapporte régulièrement auprès du Comité de Pilotage, lors de chacune de ses réunions, de l'utilisation des fonds.
• Il représente en tant que de besoin le Comité de pilotage au niveau de l'Idex « Université Paris-Saclay » dans le cas où l'IDEX est sélectionné, ou de la structure qui en tiendra lieu. Le Coordinateur transmet les informations concernant l'Idex au Comité de Pilotage. Dans les instances où il représente le LERMIT, il porte les positions définies en comité de pilotage, après concertation préalable de ce dernier.
• Il consulte le Comité de Pilotage avant tout contact avec les Établissements Tutelles des partenaires du LERMIT. Il transmet aux membres du Comité de Pilotage les conclusions des rencontres avec les Établissements Tutelles. Il prépare la réunion annuelle du Conseil des Tutelles (ordre du jour, rapports à fournir, etc.).
• Il signe et transmet au Partenaire Coordinateur les décisions de financement, quel qu'en soit l'objet (équipement, fonctionnement, salaire, gratification, prestations, missions...), après validation par le Comité de Pilotage (voir ci-après), selon le modèle de la convention de reversement entre la FCS et les Établissements Tutelles.
Attributions du Coordinateur adjoint
• Il assiste le Coordinateur.
• Il est en charge de l'organisation du Conseil scientifique international.
• Il peut recevoir une délégation du Coordinateur pour signer des demandes de financement validées au préalable par le Comité de pilotage.
• Il traite tous les dossiers qui lui sont confiés par le Coordinateur.
• Il prépare avec le Coordinateur l'ordre du jour des réunions du Conseil de laboratoire et du Comité de Pilotage.
• Il présente régulièrement l'exécution du budget au Comité de Pilotage.
2. Comité de Pilotage
2.1 Composition
Il est composé des membres suivants :
1. les deux membres du Comité de direction ayant voix délibérative ;
2. huit membres titulaires et huit membres suppléants principalement des laboratoires partenaires du LERMIT. Chaque membre dispose d'une voix délibérative. Le membre suppléant ne siège qu'en l'absence du titulaire ;
3. Il comporte un représentant de la Fondation de Coopération Scientifique « Campus Paris-Saclay » ayant voix délibérative.
Il est présidé par le Coordinateur.
2.2 Nominations
Le mandat des membres du Comité de Pilotage débute au 13 avril 2011 et est de cinq ans, renouvelable.
Les nominations sont faites par le président de la Fondation de Coopération Scientifique « campus Paris-Saclay » sur propositions conjointes des Établissements tutelles et du Comité de direction qui veillera à la représentativité de ce comité. Un renouvellement partiel tous les deux ans sera possible en fonction de l'évolution du périmètre du LERMIT.
2.3 Règles de vote
Le Comité de pilotage décide de l'ensemble des actions du LERMIT qui lui sont présentées par le Comité de direction en séance plénière.
Les membres titulaires se trouvant dans l'impossibilité de voter se font représenter par leur suppléant.
Pour délibérer valablement, le Comité de pilotage doit réunir au moins 50% des membres. Si ce quorum n'est pas atteint, la séance du Comité de pilotage est reportée.
Les décisions du Comité de pilotage sont prises que si elles recueillent plus de la moitié de voix favorables exprimées par les membres présents. En cas d'égalité des votes, le vote du Coordinateur est prépondérant et compte pour deux voix.
2.4 Attributions
• Le Comité de pilotage délibère sur les grandes orientations du LERMIT.
• Il propose, au Coordinateur, le Coordinateur adjoint.
• Il propose, au Conseil des tutelles, les membres du Conseil scientifique international.
• Il adopte le règlement intérieur et valide toute évolution de celle-ci.
• Il valide le budget du LERMIT ainsi que toute modification dans la répartition du budget en fonction d'évènements imprévus.
• Il peut donner mandat au Coordinateur pour l'exécution détaillée du budget.
• Il suit régulièrement l'exécution du budget qui lui est présentée par le Coordinateur.
• Il met en place, en tant que de besoin, des groupes spécifiques, pour l'assister dans ses tâches. Il en détermine les missions, la composition et le fonctionnement.
• Dans le cadre des appels à projets pluridisciplinaires et des actions incitatives pour l'accueil de nouvelles équipes, il procède à la sélection finale des projets après avis du Conseil scientifique international.
2.5 Fonctionnement
• Le Comité de pilotage se réunit en tant que de besoin et au moins quatre fois par an.
• Les membres du Comité de direction préparent l'ordre du jour des réunions du Comité de pilotage.
• Le Coordinateur envoie à chacun des membres du Comité de pilotage, sept (7) jours ouvrés avant la tenue de la réunion du comité l'ordre du jour indiquant le lieu, la date et l'horaire de la dite réunion accompagné des documents devant faire l'objet d'un examen ou d'un vote.
• Le Comité de direction tient le secrétariat de toute réunion du Comité de pilotage et communique le procès-verbal de chaque séance, dans les sept (7) jours ouvrés suivant leur tenue, à tous les membres du Comité de pilotage. Le procès verbal sera réputé être accepté si aucune remarque d'un des membres du Comité de Pilotage n'est transmise au Coordinateur dans la semaine qui suit sa diffusion.
2.6 Groupes spécifiques
Pour l'assister dans sa tâche, le Comité de Pilotage peut constituer des groupes spécifiques émettant des avis consultatifs.
Le groupe « Recherche »
Des appels à projets pluridisciplinaires et des actions incitatives pour l'accueil de nouvelles équipes seront organisés périodiquement. L'instruction (rédaction, collecte, expertise extérieure, proposition de classement) de ces programmes est effectuée par le groupe « Recherche ». Les dossiers expertisés et le résultat de l'instruction sont adressés au Comité de Direction. Le Comité de Pilotage procédera à la sélection finale des projets après avis du Conseil scientifique international.
Groupes de travail
Toutes les autres demandes de financements (programmes de recherche en cours, formation, valorisation, communication, plates-formes, etc.) sont instruites par des groupes de travail ad hoc désignés par le Comité de Pilotage.
3. Conseil de laboratoire
Le Conseil de laboratoire est une instance consultative qui réunit des représentants des laboratoires composant le LERMIT. Ceux-ci peuvent être des responsables d'unité et/ou d'équipe labellisée, ou des membres de l'unité désignés selon un processus propre à chaque unité. Le nombre de représentants siégeant au Conseil du LERMIT est de 1 (un) pour une unité mono-équipe, ou une équipe isolée rattachée au LERMIT, et de 2 (deux) pour les unités pluri-équipes ou les sous-ensembles d'unité rattachés au LERMIT composés de plusieurs équipes. Les membres titulaires ou suppléants du Comité de Pilotage ne peuvent siéger au Conseil de laboratoire. Le Coordinateur préside le Conseil de laboratoire, réunit le Conseil de laboratoire, ou le consulte par courriel, en tant que de besoin, et avant toute réunion ou saisine du Comité de Pilotage.
Le mandat des membres du Conseil de laboratoire débute au 13 avril 2011 et est de 3 ans, renouvelable. En cas d'absence, un membre du Conseil de laboratoire peut se faire représenter. A chaque séance, le secrétariat est assuré par un de ses membres choisi en début de séance.
Chaque membre du Conseil de laboratoire dispose d'une voix consultative.
Pour délibérer valablement le Conseil de laboratoire doit réunir au moins 50 % des membres. Si ce quorum n'est pas atteint, la séance du Conseil de laboratoire est reportée.
Un avis ne peut valablement être émis par le Conseil de laboratoire que s'il recueille plus de la moitié de voix favorables exprimées par les membres présents.
Un compte rendu et un relevé de délibération sont rédigés par le Coordinateur dans un délai d'une semaine suivant la réunion du Conseil de laboratoire et adressé aux membres présents. Ces documents seront considérés comme valides si aucune remarque des membres présents à la séance du Conseil de laboratoire ne parvient au Coordinateur dans la semaine qui suit sa diffusion.
4. Organes d'orientation du LERMIT
4.1 Conseil scientifique international
Il est formé de 6 à 10 scientifiques reconnus internationalement, tous extérieurs au LERMIT, et principalement étrangers, pouvant être des représentants de l'industrie pharmaceutique. Les membres du Conseil scientifique international sont nommés pour cinq ans. Les nominations sont faites par le président du conseil des tutelles sur proposition du comité de pilotage. Le Conseil scientifique international se réunit au minimum une fois tous les deux ans et demi. Il assiste et conseille le comité de pilotage dans la préparation et la mise en place de la politique scientifique du LERMIT. Il est obligatoirement consulté sur toute proposition de changement dans la liste des équipes composant le LERMIT. Il est également consulté sur les propositions de nouveaux projets de recherche pluridisciplinaires. Son secrétariat est assuré par le Coordinateur adjoint.
Chaque membre du Conseil scientifique international dispose d'une voix consultative.
Pour délibérer valablement le Conseil scientifique international doit réunir au moins 50 % des membres. Si ce quorum n'est pas atteint, la séance du Conseil scientifique international est reportée.
Un avis ne peut valablement être émis par le Conseil scientifique international que s'il recueille plus de la moitié des votes.
Un compte rendu et un relevé de délibération sont rédigés par le Coordinateur adjoint dans un délai d'une semaine suivant la réunion du Conseil scientifique international et adressé aux membres présents et au Conseil des tutelles. Ces documents seront considérés comme valides si aucune remarque des membres présents à la séance du Conseil scientifique international ne parvient au Coordinateur adjoint dans la semaine qui suit sa diffusion.
4.2 Conseil des tutelles
Le Conseil des tutelles est formé du représentant désigné par chaque Établissement tutelle des Partenaires du LERMIT et du représentant de la Fondation de Coopération Scientifique « Campus Paris-Saclay ». Il élit en son sein son président, à la majorité des deux tiers.
Le Conseil des tutelles a pour mission de :
• valider le bilan annuel du LERMIT,
• examiner les résultats des appels à projets et les avis du Conseil Scientifique International, présentés par le coordinateur du projet,
• approuver la stratégie générale du LERMIT.
Son secrétariat est assuré par le Partenaire Coordinateur.
Le Conseil des tutelles se réunit en tant que de besoin et au moins une fois par an.
Les membres titulaires se trouvant dans l'impossibilité d'assister à une réunion se font représenter par une personne de leur choix à même de représenter l'institution.
Pour délibérer valablement, le Conseil des tutelles doit réunir au moins 50% des membres titulaires ou de leurs représentants. Si ce quorum n'est pas atteint, la séance du Conseil des tutelles est reportée.
Les décisions du Conseil des tutelles ne sont prises que si elles recueillent au moins 2/3 de voix favorables exprimées par les membres présents ou représentés.
